국문초록
본 연구에서는 우리나라 국가기록물 관리체제의 실태와 문제점을 파악 분석하고, 국가기록물의 보존 제도 및 운영체제 전반에 관한 종합적 개선 방안을 제시하고자 하였다.
우리나라 국가기록물을 보존하고 관리하는 업무와 관련된 조직으로는 정부기록보존소, 각 행정기관의 처리과, 문서과, 국립중앙도서관, 국사편찬위원회, 국회도서관, 법원문서관리소 등이 있다. 이 가운데에 기록물 보존의 중심기관이라고 할 수 있는 정부기록보존소는 행정부 기록물만을 보존의 대상으로 하는 한계점이 있으며, 전체적으로는 이들 관련 기관들 간에 협조 및 조정이 원활히 이루어지지 못하는 등의 문제점도 안고 있다.
국가기록물 관리기관의 효율적인 업무수행을 위해서는 현재의 행정부 지원을 유지하면서 기록보존 기관의 위상제고와 함께 업무독립성 보장 등이 필요하다. 이를 위해 현재의 정부기록보존소를 국무총리 소속의 장관급(혹은 차관급) 기관인 국립기록보존원 로 확대 개편하는 것이 바람직하다. 또한 그 편제에 있어서는 현재 2개의 科에서 4개의 局으로 확대 개편하고, 교육 및 연구 담당기관과 전문위원회를 설치하여 기능을 강화하도록 한다. 이 밖에, 종합적이고 체계적인 국가기록물 관리체제의 완성을 위해서는 다음과 같은 조직상의 개편이 필요하다.
■ 국가기록물의 보존과 관리에 관한 종합적 정책을 결정하며, 기록 보존 분야의 장기적 발전을 위한 계획을 수립하는 국가기록보존정책위원회(위원장:국무총리)의 설치
■ 기록물 보존 관련기관들을 횡적으로 총괄하고 조정하는 기능과 이러한 기록물의 보존과 활용을 담당하는 산하기관으로서의 특수기록물관리소의 설치
■ 가외성 확보를 통한 기록물 보존의 안전성 제고, 지방거주 국민의 기록물 활용 서비스 제고, 지방과 관련이 깊은 기록물의 보존 효율성 제고를 위해 각 권역별로 특별행정기관인 지역기록보존소를 설치하고, 각 시도에는 지방기록보존소를 설치
우리나라의 공문서는 생산기관에서 생산된 후, 보존기간 분류에 따라 폐기 보관 보존되며, 그 후 정부기록보존소로 이관 및 수집되어 보존 및 활용 된다. 기록물의 생산에서 폐기, 보존 활용이 이루어지는 과정의 각 단계별 문제점은 다음과 같다.
■ 기록물 분류기준이 모호하거나, 분류기준에 대한 전문적 분석이 결여되어 있는 경우가 많으며, 각급 행정기관의 기록물 보존기간 책정 및 폐기에 관한 심사, 평가가 형식적으로 수행되고 있다.
■ 정부기록보존소의 자료수집 대상기관이 중앙과 지방의 76개의 행정기관에 국한되어 있을 뿐이며, 보존기간 만료 후 즉시 이관이 실제로는 준수되지 않고 있다. 한편, 새로운 전자기록매체 기록물들은 그 처리절차에 관한 규정이 미비하여 수집과정에서 누락되고 있는 실정이다.
■ 각 행정기관에서의 기록물 보존 단계를 볼 때, 문서보존 장비와 환경, 문서관리 요령, 문서 재질, 문서보존 인력, 감독 등 여러가지 면에서 문제점이 발견되고 있다. 정부기록보존소 의 경우에 있어서도 보존시설, 체제 등에 있어서 비슷한 문제점을 노정하고 있다.
■ 기록물의 활용에 있어서도, 행정기관간 기록물의 공동활용체제가 미비하며, 기록물의 색인 목록이 작성되어 있지 않고, 또 목록을 전산화하는 작업이 이루어져 있지 않는 등 열람의 신속성 및 효율성이 낮다.
이러한 문제점들에 대한 개선방안은 다음과 같다.
■ 기록물 분류기준의 재조정, 보존기간 책정권자의 전문성 제고, 행정기관별 문서폐기심의위원회설치와 문서평가의 실질화
■ 기록물 수집대상기관의 확대 및 연계체제의 확립, 기록물 수집대상매체의 확대, 정부기록보존소의 수집권한 부여 및 강화
■ 문서종류별 구분 보존, 정부기록보존소의 보존시설 확충
■ 정부기록보존소의 열람기능의 지방이관, 기록물 공개시기의 명시, 기록물 공동활용을 위한 전국적 전산망 구축, 복제자료의 사법적 증거능력의 부여 등이 필요하다.
끝으로, 우리나라 기록물 보존 관리 조직 및 기구의 개선방안과 기록물 보존 관리의 개선방안들이 체계적이고 효과적으로 달성되기 위해서는 잘 정비된 법제가 필요하다.
사무관리규정 , 사무관리규정시행규칙 , 공문서분류및보존에관한규칙 등의 규정들은 기록물 관리 운영상의 지침 역할을 하고 있으나, 본질적으로 불합리한 점이 많으며, 그나마도 실제로 잘 지켜지지 않고 있다. 최근에 사무관리규정의 개정안이 마련되고 있기는 하지만, 기록물 관리의 운영면에 치우친 한계를 벗어나지 못하고 있다. 그러므로, 전국적 통일적이고 강력한 기록물 관리체제의 구축을 위해서는 국회입법의 절차를 거친 국가기록물관리에 관한 법이 제정되어야 바람직하며, 그 내용에 있어서는 격상된 국가기록보존원의 설립, 기록보존법 위반에 대한 신상필벌 조항, 공공기록물 이외에 민간분야 기록물의 관리에 관한 규정 등이 포함되어야 한다.
